Proje Bazlı Çalışan Şirketlerde ERP Tek Başına Yeterli Mi?

Proje bazlı çalışan sektörlerde -inşaat ve taahhüt, yap-sat projeleri, elektrik ve mekanik taahhüt, GES ve RES projeleri, savunma sanayii- ERP sistemleri şirketlerin finansal ve kurumsal süreçlerini yönetmesinde önemli bir rol oynar. Muhasebe, cari hesaplar, stok, satın alma kayıtları, bordro ve finansal hareketler gibi birçok süreç ERP üzerinden düzenli şekilde takip edilebilir.

Ancak proje bazlı çalışan bir şirketin yönetmesi gereken yapı yalnızca finansal kayıtlardan oluşmaz. Bir projenin hedeflenen geliri ve gideri nedir? İş programı planlandığı gibi ilerliyor mu? Sözleşmedeki yükümlülükler hangi aşamada? Sahadaki günlük gerçekleşmeler merkeze zamanında ulaşıyor mu? Satın alma talepleri doğru proje ve bütçe kalemiyle ilişkilendiriliyor mu? Personel puantajları, kullanılan kaynaklar ve saha faaliyetleri proje maliyetine doğru şekilde yansıyor mu?

ERP sisteminde finansal hareketlerin kayıtlı olması bu soruların tamamına tek başına cevap verildiği anlamına gelmez. Çünkü proje bazlı çalışan şirketlerde yönetim yalnızca gerçekleşmiş işlemleri kaydetmekten değil; proje devam ederken bütçeyi, zamanı, sözleşmeleri, satın alma süreçlerini, saha gerçekleşmelerini, maliyeti ve ilerlemeyi birlikte değerlendirebilmekten oluşur.

Peki bir şirket ERP kullanıyor olmasına rağmen yönetim resmi hâlâ parçalı mı, değil mi, bunu nasıl anlar? Bu sorunun cevabı genellikle tek bir eksik özellikte değil, günlük işleyişte tekrar eden birkaç belirtide saklıdır.

ERP’niz Olduğu Halde Yönetim Hâlâ Parçalı Olabilir: Dikkat Edilmesi Gereken Belirtiler

Bir şirkette ERP’nin kurulu ve aktif kullanılıyor olması, proje ve saha yönetiminin de aynı derecede sağlam olduğu anlamına gelmez. Aşağıdaki belirtilerden birkaçı tanıdık geliyorsa, yönetim resmi muhtemelen hâlâ parçalıdır:

Aynı projeye dair rakam departmana göre değişiyor. Proje yöneticisinin baktığı maliyet, finans departmanının kayıtları veya satın alma ekibinin izlediği tutarla birebir örtüşmüyorsa, veri aslında şirkette mevcuttur ama ortak bir gerçeği yansıtmıyordur. Bu durumda bir toplantıda üç farklı rakamın masaya gelmesi ve kimin haklı olduğunun tartışılması sık karşılaşılan bir tablodur.

Bir maliyet sapması ancak proje bittikten sonra fark ediliyor. Sapma proje devam ederken görülebiliyorsa müdahale edilebilir; yalnızca kapanış raporunda ortaya çıkıyorsa artık raporlanabilir ama düzeltilemez. Oysa yönetim açısından değerli olan, sorunu büyümeden görebilmektir.

Aynı bilgi üç ayrı Excel dosyasında veya birden fazla sistemde ayrı ayrı tutuluyor. Bütçe bir ekipte, saha gerçekleşmeleri başka bir yerde, satın alma talepleri farklı bir tabloda tutuluyorsa, şirketin elinde veri vardır ama ortak bir proje görünümü yoktur. Üstelik proje sayısı arttıkça bu dosyaları senkron tutmak da giderek daha fazla zaman alır.

Bir dosya bugünün verisini gösterirken başka bir tablo birkaç gün geriden geliyor. Bu güncellik farkı büyüdükçe hangi tablonun doğru olduğunu anlamak zorlaşır ve karar alınmadan önce verilerin tekrar toplanıp karşılaştırılması gerekir.

Satın alma talebinin hangi ihtiyaçtan doğduğu ve hangi bütçe kalemiyle ilişkili olduğu net değil. Talebin sonunda oluşacak fatura ERP’ye işlenir; ama ihtiyaç, talep, teklif, onay, sipariş, teslim ve maliyet zincirinin ara aşamaları çoğu zaman hiçbir sistemde görünür değildir. Bu zincirin her aşaması proje yönetimi açısından ayrı bir anlam taşır ve kaybolduğunda geriye yalnızca sonuç fatura kalır, süreç değil.

Hakediş, puantaj veya iş programındaki bir gecikmenin proje maliyetine etkisi ancak sorulduğunda hesaplanabiliyor. Bu bilgiler ayrı tutulduğunda etkiyi görmek için ekstra bir toplama ve karşılaştırma çalışması gerekir; bu da yöneticinin sorunu fark etme hızını doğrudan yavaşlatır.

Bu belirtiler tek tek küçük görünse de birleştiğinde ortaya çıkan tablo nettir: ERP finansal kayıtları güçlü biçimde tutuyor, ama proje ve saha tarafındaki operasyonel gerçeklik ayrı bir yerde, kendi hızında ilerliyor. ERP entegrasyonunun teknik olarak nasıl çalıştığına ve hangi sistemlerle bağlantı kurulabileceğine dair detaylı bilgiyi İnşaat ve Proje Yönetiminde ERP Entegrasyonu Neden Önemlidir? yazısında bulabilirsiniz; bu yazıda ise entegrasyonun mekaniğinden çok, yukarıdaki belirtilerin şirket içinde nasıl bir yönetim boşluğuna işaret ettiğine odaklanıyoruz.

Sahadaki Veriler Neden Kendiliğinden Yönetim Kararına Dönüşmüyor?

İnşaat sahasında günlük ilerleme kaydedilebilir, elektrik ve mekanik taahhüt projelerinde montaj ve ekip faaliyetleri takip edilir, GES ve RES projelerinde kurulum ve ekipman hareketleri izlenebilir, savunma sanayii projelerinde ise sözleşme, tedarik ve teslimat süreçleri birlikte yönetilebilir. Ancak bu verilerin yalnızca kayıt altına alınması yeterli değildir; asıl değer bilgiler birbiriyle ilişkilendirildiğinde ortaya çıkar.

Günlük rapordaki bir gerçekleşme iş programındaki ilgili aktiviteyle eşleştirilebilir. Kullanılan personel ve kaynaklar proje maliyetine yansıtılabilir. Satın alma hareketleri ilgili bütçe kalemiyle karşılaştırılabilir. Hakedişler hedeflenen gelirle birlikte değerlendirilebilir. Bu eşleştirmeler yapılmadığında, tek tek doğru olan kayıtlar bile yönetime anlamlı bir görünüm sunmaz; her ekip kendi tablosunda haklı olsa da toplam tablo ortaya çıkmaz.

Sağlıklı bir proje yönetiminde üç seviyenin birbirine bağlanması gerekir:

Operasyon: Bugün sahada ne oldu?

Proje: Gerçekleşen işler zamanı, bütçeyi ve maliyeti nasıl etkiledi?

Şirket: Projelerin toplam sonucu şirketi nereye götürüyor?

Bu ayrım önemlidir, çünkü sahadaki veri yalnızca saha ekibinin, bütçe yalnızca finans departmanının, satın alma yalnızca satın alma ekibinin konusu olarak kaldığında şirketin farklı bölümleri aynı projeye farklı pencerelerden bakmaya başlar. Her bölüm kendi tablosunda doğru çalışıyor olsa bile, bu tabloların birbirine bağlanmaması durumunda projenin bütünsel durumu hiçbir yerde tam olarak görünmez. Proje yönetiminin amacı bu farklı pencereleri ortak bir yönetim görünümüne dönüştürmektir. Buradaki temel hedef daha fazla veri üretmek değil, doğru veriyi doğru proje ve süreçle ilişkilendirerek yöneticinin daha erken karar verebilmesini sağlamaktır.

Bu ihtiyaç ikinci bir muhasebe sistemi kurmak değildir. İhtiyaç, ERP’deki finansal kayıt yapısını tamamlayan; iş programından bütçeye, sözleşmeden hakedişe, satın almadan saha raporlarına kadar proje operasyonlarını düzenli ve ilişkilendirilebilir biçimde yönetecek bir proje yönetimi altyapısıdır. Satın alma tarafında bu ilişkilendirmenin nasıl kurulduğuna online teklif ve satın alma yönetimi yazısında, saha kaynaklı maliyetlerin merkezi verilerle nasıl buluştuğuna ise şantiyeden filoya operasyon maliyetleri yazısında yer verdik.

PirCloud Üç Seviyeyi Nasıl Tek Yönetim Görünümünde Birleştirir?

PirCloud, proje bazlı çalışan şirketlerde ERP’nin yerine geçmeye çalışan bir sistem olarak değil; operasyon, proje ve şirket verilerini aynı yapı altında birleştiren bir platform olarak konumlanır. Amaç, farklı ekiplerde ve farklı araçlarda oluşan proje bilgilerinin birbirinden kopuk kalmasını azaltmaktır.

Satın alma, sözleşme, hakediş, hedeflenen gelir ve giderler, bütçe, maliyet, iş programı, saha operasyonları, personel ve diğer proje süreçleri aynı yapı içerisinde takip edildiğinde bilgiler yalnızca saklanmaz, birbirlerini açıklamaya başlar. Örneğin bir satın alma hareketinde yalnızca hangi tedarikçiden hangi tutarla alım yapıldığı değil; satın almanın hangi proje için gerçekleştirildiği, hangi ihtiyaçtan doğduğu, hangi bütçe kalemiyle ilişkili olduğu ve proje maliyetine nasıl yansıdığı da görülebilir.

Benzer şekilde iş programındaki bir gecikme yalnızca takvimdeki bir kırmızı satır olarak kalmaz. Gecikmenin saha faaliyetlerine, kaynak kullanımına, hakedişlere ve proje maliyetine etkisi de birlikte değerlendirilebilir. PirCloud’un yaklaşımı bu nedenle üç seviyede düşünülebilir: operasyonda oluşan bilgi proje seviyesinde anlam kazanır, projelerin sonuçları ise şirket seviyesinde değerlendirilir. Böylece yönetici yalnızca “bugün ne oldu?” sorusunun cevabını değil, “proje bugün nerede ve bu gidişat şirket sonucunu nasıl etkiliyor?” sorusunun cevabını da arayabilir.

Buradaki amaç mevcut ERP sistemini ortadan kaldırmak değildir. Genel muhasebe, finans, bordro ve benzeri süreçlerde kullanılan ERP görevini sürdürürken; proje, saha ve operasyon tarafındaki ihtiyaçlar proje yönetimi sistemi üzerinden daha ayrıntılı biçimde ele alınabilir. Bu yaklaşım, mevcut ERP yatırımını korumak isteyen ama proje ve saha tarafındaki görünürlük ihtiyacını da karşılamak isteyen şirketler için pratik bir orta yoldur. Dolayısıyla konu “ERP mi, proje yönetimi yazılımı mı?” şeklinde bir seçim değildir; her sistemi güçlü olduğu alanda kullanarak finansal kayıtlarla operasyonel proje yönetimini aynı yönetim anlayışı içinde buluşturmak daha doğru bir yaklaşımdır. ERP’nizle bu bağlantının teknik olarak nasıl kurulduğunu ve hangi sistemlerle (Logo, Netsis, Mikro, Zirve, DİA gibi) entegrasyon kurulabileceğini ERP Entegrasyonu yazımızda detaylı biçimde inceleyebilirsiniz.

Bütçe, Maliyet ve Kârlılık Proje Devam Ederken Nasıl Görünür Hale Gelir?

Proje yönetiminde kritik noktalardan biri, sonuçları yalnızca proje tamamlandıktan sonra görmek yerine proje devam ederken değerlendirebilmektir. Proje başlangıcında hedeflenen gelir ve giderler belirlenebilir, bütçe oluşturulabilir, iş programı planlanabilir ve sözleşmeler tanımlanabilir. Proje ilerledikçe satın alma, saha, hakediş, personel ve diğer operasyonlardan gelen gerçekleşmeler bu hedeflerle karşılaştırıldığında yönetim için daha anlamlı bir tablo ortaya çıkar.

Böylece yalnızca “bugüne kadar ne kadar harcadık?” sorusuna bakılmaz. Bunun yanında şu sorular da sorulabilir: Hedeflenen bütçenin neresindeyiz? Hangi maliyet kaleminde sapma oluşuyor? Projenin gelir beklentisi değişiyor mu? İş programındaki ilerleme ile maliyet gerçekleşmesi uyumlu mu? Hakedişler ve nakit hareketleri planla uyumlu ilerliyor mu? Bugün müdahale edilmesi gereken bir risk var mı? Planlanan ile gerçekleşen bütçenin poz bazında nasıl karşılaştırıldığına dair detaylı bir örneği planlanan ve gerçekleşen bütçe karşılaştırması yazısında bulabilirsiniz.

Bu yaklaşım özellikle uzun süreli, yüksek bütçeli ve birden fazla ekibin görev aldığı projelerde önem kazanır. Çünkü proje sonunda hazırlanacak doğru bir rapor elbette değerlidir. Ancak yönetim açısından daha değerli olan, sorun henüz büyümeden sinyal alabilmektir. Bu nedenle proje yönetiminde görünürlük, kontrol ve müdahale birbirini takip eden adımlar olarak düşünülebilir: önce operasyon görünür hale gelir, ardından planlanan ile gerçekleşen karşılaştırılır, sapma erken fark edildiğinde yönetim aksiyon alabilir. Bütün bunların sonucunda proje maliyeti ve kârlılığı daha sağlıklı değerlendirilebilir.

Dolayısıyla dijital proje yönetiminin amacı daha fazla ekran, tablo veya rapor üretmek değildir. Amaç şirketin şu soruya daha hızlı cevap verebilmesidir: bu proje bugün nerede ve bizi hangi sonuca götürüyor? ERP sisteminiz şirketinizin finansal yapısını güçlü biçimde yönetiyor olabilir. Ancak hedeflenen gelir-giderler, iş programları, sözleşmeler, hakedişler, saha raporları, puantajlar, satın alma süreçleri ve diğer proje operasyonları farklı araçlarda ilerliyorsa yönetim resmi hâlâ parçalı kalabilir. Proje bazlı çalışan şirketlerde sürdürülebilir dijital yapı, finansal kayıtlarla operasyonel gerçekliği birbirine bağlayan bir yönetim modelidir.

Sıkça Sorulan Sorular