Satın Alma İşlemlerinizi Projelerinizle Nasıl Entegre Bir Şekilde Yönetebilirsiniz?
Artık hepimizin fazlasıyla aşina olduğu bir kavram oldu “dijital dönüşüm”. Dijital dönüşüm kısacası teknolojinin işletmedeki bütün iş süreçlerine entegre olarak çalışma şeklini ve işleyişini değiştirmesidir.
Manuel olarak yapılan birçok işlem günümüzde çoğunlukla dijital olarak yapılmakta. Satın alma süreçlerinde de avantajlarını fazlasıyla gördüğümüz dijitalleşme işletmelerde yaşanabilecek mükerrer satın almaları engelleyerek stok takibini kolaylaştırmaktadır. Geçmişte yaptığınız satın almalarınızın, tedarikçilerinizin, tekliflerinizin ve siparişlerinizi bilgilerine eksiksiz ve zahmetsiz ulaşabilmeniz ancak dijital dönüşümle mümkün.
Satın alma süreçlerinin yanı sıra proje süreçlerinin de dijitalleştiğini görmekteyiz. Proje görevlerinin ve masraflarının takibinin doğru yapılması, ekip koordinasyonun sağlanması, projenin zamanında tamamlanması, kaynakların doğru yönetilmesi etkin bir proje yönetimi için olmazsa olmazlardır. Bahsi geçen her maddenin gerçekçi ve doğru yapılması ise ancak dijitalleşme ile mümkün olabilir.
PİR MAXI-Online Proje ve İş Yönetimi yazılımı sayesinde proje bütçesinin, proje iş programının, sözleşmelerin, proje görevlerinin, puantajların, hakkedişlerin takibini online olarak yapabileceksiniz. PİR MAXI ile zaman takibi, görev takibi, bütçe takibi, doküman takibi gibi özellikleri gerçekleştirebilmenizin yanı sıra proje süreçlerinizi ön muhasebe, satın alma, stok ve depo süreçleri ile de entegre bir şekilde kullanabileceksiniz.
Peki satın alma işlemlerinizi proje süreçlerinizle nasıl entegre olarak yönetebilirsiniz?
Bunun cevabını görselde yer alan süreç haritası ile verelim hemen. Projeniz için planlandığınız proje giderleri veya planlamadığınız ancak proje sürecinde gerçekleşen bir proje giderleriniz için online satın alma yapabilirsiniz. Ya da projenizle ilgili gerçekleştirdiğiniz herhangi bir satın alma işlemini proje bütçeniz içerisinde gösterebilirsiniz.
Online satın alma için öncelikle ihtiyaç duyulan malzeme için yani proje gider kaleminiz için bir satın alma talebi oluşturulur. Talep oluşturulurken, oluşturduğunuz talebe ait stok kalemlerinizin hangi depoda, ne kadar miktarda olduğunun raporunu anlık alarak gereksiz ve maliyetli bir satın alma yapma zahmetinden kurtulmuş olacaksınız.
Talep yetkili kişiler tarafından onaylandıktan sonra oluşturulan satın alma talebi 3 aşamalı bir siparişe hazırlık sürecinden geçtikten sonra siparişe hazır olur. 1.aşamada oluşturulan talep sınırsız sayıda tedarikçiye mail atılır ve talep ile ilgili tedarikçilerden teklif istenir. Online olarak tedarikçilere giden formda tedarikçiler gerekli alanları doldurarak teklifi tamamlar. 2.aşamada tedarikçilerden toplanan teklifler; fiyat, teslim tarihi, vade tarihi, teslim şekli gibi seçim nedenleri göz önünde bulundurularak kıyaslanır ve en doğru tedarikçi seçilerek sipariş verilir. 3.aşamada belirlenen tedarikçiye sipariş verilir. Bu ekran üzerinden aynı zamanda oluşturduğumuz satınalma teklifini tek bir tuşla satış siparişine dönüştürebilirsiniz.
Sipariş verildikten sonra sipariş depo sorumlusu tarafından teslim tarihinde alınır ve online irsaliye oluşturulur. İrsaliye tek tuşla yine online olarak satın alma faturasına dönüştürülür. Ve muhasebe departmanı tarafından tedarikçiye ödeme yapılarak finans kaydı sisteme girilir ve online satın alma işlemi tamamlanmış olur. Aynı zamanda projeniz dışında yaptığınız bir satın alma işlemini de gerçekleşen proje giderleriniz arasında göstererek proje süreçlerinizi ve satın alma işlemlerinizi entegre bir şekilde kullanabilirsiniz.
